A dokumentumok előkészítése

Az eredeti dokumentumok digitalizálásra való kiválasztása és előkészítése komplex folyamat. Itt most csupán azt a szakaszt részletezzük, amely közvetlenül a felvételkészítést előtt is elvégzendő. A dokumentum-példány könyvészeti azonosításával párhuzamosan elvégezzük az állományvédelmi vizsgálatot is, melynek több célja is van. Ezen vizsgálat során választjuk ki a digitalizálásra alkalmas állapotú eredetiket. Muzeális gyűjtemények esetében különösen fontos szempont, hogy a digitalizálás nem okozhat kárt a dokumentumban, ezért olyan példányt keresünk, amely állapota lehetővé teszi, hogy digitalizáljuk. Ugyanezen vizsgálat másik célja az, amikor olyan szemmel keressük az alkalmas példányt, hogy annak állapota, formátuma és általános kondíciója lehetővé tegye a megfelelő minőségű felvételek előállítását. Ez utóbbi okán az analóg eredetinek jól nyithatónak, épnek, gyűrődés-mentesnek, szennyeződés-mentesnek és teljesnek kell lennie.

Attól függetlenül, hogy akár a tervszerű vagy az eseti igények mentén végezendő digitalizálás előkészítő szakaszában már elvégeztük az előzetes állományvédelmi vizsgálatot és előkészítést, a felvételkészítés előtt átlapozzuk és megismerkedünk a dokumentummal. Ekkor felfedezhetjük azokat a problémákat, amelyeket a tömeges előkészítés során óhatatlanul is feltáratlanok maradhattak, pl. egy felvágatlan ív vagy szamárfül formájában. A tapasztaltak eredményeképpen választunk bölcsőbeállítási stratégiát, alkalmazunk könyvtámaszt, illetve alátétlapokat a szkenneléshez. Azért is fontos a munka megkezdése előtt felkészülnünk ezekre, mert a választásaink kihatnak a teljes folyamatra, a következetes és helyes beállítások eredményeképpen állhat elő az egységes minőségű szkennelt mesterállomány-készlet.