A digitalizálás összetett folyamat, amely jóval a tényleges szkennelés előtt kezdődik, s az elektronikus tartalmak szolgáltatásával, illetve a hosszú távú megőrzés biztosításával ér véget.
Ilyen módon sok és sokféle szakember összehangolt és egy irányba mutató munkájával lehet csak sikeres.
A folyamatban, a digitalizálást és képfeldolgozást végző szakemberek mellett, állományvédelmi, könyvészeti, adminisztratív és logisztikai feladatokat ellátó munkatársak vesznek részt.
A digitalizálás összetett fizikai és szellemi terheléssel járó tevékenység, amely a monotonitás-tűrés mellett, nem ellentmondó módon, nagyfokú kreativitást is feltételez.
Ehhez kapcsolódik, hogy az általános munkavédelmi szabályok betartása mellett (képernyő előtt végzett munka tartama), az egyhangúság oldása, illetve a hatékonyság megőrzése érdekében a változatosságot és a követhetőséget biztosító beosztási renddel szervezendők a munkák.
A beosztási rendet a személyes kompetenciák, illetve munkatársak jogosultságaiból épülő szerepkörök határozzák meg.